Środa, 18 Września 2019
Opis projektu:

Motywacja projektu

     Właściwe i sprawne funkcjonowanie urzędu jest jednym z głównych determinantów możliwości rozwoju każdej gminy. Od tego jak pracuje urząd oraz jak jest oceniana praca urzędników w dużej mierze zależy aktywność ekonomiczna gminy, jej atrakcyjność inwestycyjna dla inwestorów, przedsiębiorców, wpływa na poczucie bezpieczeństwa i jakości życia mieszkańców oraz możliwość wykorzystania szans rozwojowych, pozyskania i właściwego wykorzystania środków zewnętrznych.
     Stąd też olbrzymie znaczenie jakości w pracy lokalnej administracji. Rola i znaczenie urzędów jest nie do przecenienia, zwłaszcza po wejściu Polski do Unii Europejskiej. W obszarze funkcjonowania administracji w ostatnich latach można zaobserwować następujące tendencje:

  • Zwiększenie zapotrzebowania na dobrze wykwalifikowanych, efektywnych urzędników – co jest efektem głównie zwiększenia obszarów funkcjonowania urzędów, funkcjonowanie Polski w strukturach Unii Europejskiej, nowa rzeczywistość społeczna, ekonomiczna w jakiej funkcjonują samorządy;
  • Wzrost wymagań klientów, co do jakości pracy urzędów – jest efektem z jednej strony wzrostu wykształcenia i świadomości społeczeństwa oraz znajomości praw, z drugiej liczby spraw, które trzeba w urzędach załatwiać;
  • Konieczność podnoszenia kompetencji kluczowych urzędników, zwłaszcza w obszarze znajomości języków obcych oraz wykorzystania technologii informacyjno-komunikacyjnych ICT (ang. Information and Communication Technology) – warunek niezbędny dla zwiększenia efektywności pracy – możliwości porozumiewania się, korzystania z obcojęzycznej literatury, stosowanie nowoczesnych kanałów komunikacji;
  • Z jednej strony wzrost stopnia skomplikowania obowiązków urzędników, z drugiej wzrost potencjalnych możliwości podniesienia efektywności ich pracy – wynik pojawienia się olbrzymiej ilości dokumentów, przepisów, norm ale też łatwiejszego do nich dostępu poprzez wykorzystanie nowoczesnych środków przekazu;
  • Konieczność dostosowania się do obowiązujących w Unii Europejskiej standardów w zakresie zarządzania w urzędach – wprowadzanie systemów jakości ISO.

     Na podstawie cyklicznych badań prowadzonych przez Centrum Badania Opinii Społecznej (CBOS) można stwierdzić, że potencjalni klienci administracji lokalnej za słabe strony jej funkcjonowania uważają głównie niską sprawność instytucjonalną i jakość usług oraz brak systemowego podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi, w tym zwłaszcza brak właściwego systemu motywacji wśród urzędników. Dlatego też pracownicy Urzędu Gminy Aleksandrów Kujawski mają pełną świadomość roli i znaczenia urzędu dla rozwoju gminy i zapewnienia wysokiej jakości życia jej mieszkańców. Zdają sobie również sprawę z faktu, że przemyślane i kompleksowe działania usprawniające system zarządzania w urzędzie oraz zwiększające kompetencje jego pracowników mogą przyczynić się do znacznego zwiększenia efektywności świadczonych usług. Stąd pomysł na wnioskowanie o dofinansowanie projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

     Gmina Aleksandrów Kujawski położona jest w południowo-wschodniej części województwa Kujawsko-Pomorskiego. Jest to gmina wiejska o typowo rolniczym charakterze, liczy ponad 11 tysięcy mieszkańców. Główne cele Gminy zapisane w Strategii Rozwoju Gminy Aleksandrów Kujawski na lata 2008-2020 to:

  • Rozwój gospodarczy,
  • Mieszkańcy,
  • Ochrona i Kształtowanie Środowiska Naturalnego i Kulturowego,
  • Informatyzacja,
  • Promocja gminy.

     Na podstawie analizy słabych i mocnych stron funkcjonowania urzędu - analiza SWOT [S (ang. Strengths) - mocne strony, W (ang. Weaknesses) - słabe strony, O (ang. Opportunities) - szanse, T (ang. Threats) – zagrożenia] zidentyfikowano główne kwestie problemowe, które zawarte są między innymi w Programie Usprawnienia Pracy Urzędu:

  1. Brak wdrożonego systemu zarządzania jakością, co powoduje ukierunkowanie na realizację zadań, a nie na efekty tych działań. Wywołuje to negatywne skutki w skuteczności i efektywności pracy urzędu. Konsekwencją tego jest z jednej strony brak satysfakcji po stronie klientów urzędu, wynikający nie tylko ze złej obsługi, ale braku możliwości wyrażenia przez nich swojego zadowolenia z jakości świadczonych usług. Z drugiej strony obserwuje się niską sprawność instytucjonalną powodującą nieprawidłowe przeprowadzanie procedur administracyjnych w zakresie podejmowanych decyzji uchylanych następnie przez SKO (Samorządowe kolegium odwoławcze). Obecnie w urzędzie nie funkcjonuje również system rozwoju kompetencji kadr, co jest między innymi przyczyną dużej rotacji zatrudnionych, a tym samym niewielkim odsetkiem osób pracujących z dużym doświadczeniem zawodowym. Wdrożenie systemu ISO wpłynie bezpośrednio na polepszenie sytuacji w zakresie: jasności procedur i zakresów odpowiedzialności, komunikacji i współpracy wewnętrznej w urzędzie, wzrost zadowolenia klientów urzędu, systemowego podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi i angażowania pracowników w działania doskonalące.
     
  2. Brak właściwego akcentowania znaczenia rozwoju pracowniczego oraz określania luk kompetencyjnych dla wypracowania skutecznego systemu motywowania pracowników.
     
  3. Zbyt małe otwarcie urzędu na badanie satysfakcji klientów i w konsekwencji brak podejmowania działań doskonalących system funkcjonowania urzędu zgodnie z sugestiami klientów.
     
  4. Niedostateczne przygotowanie kadry urzędu w zakresie kompetencji „miękkich”. Problem dotyczy głównie kwestii związanych z zarządzaniem zespołem, w tym komunikacji interpersonalnej oraz skutecznych metod motywowania wspartych efektywnym systemem oceniania kadr.
     
  5. Niska znajomość języków obcych, a szczególnie dotkliwe braki znajomości języka angielskiego na poziomie umożliwiającym podstawową komunikację i korzystanie z treści angielskojęzycznej dokumentacji. Negatywne konsekwencje to: brak współpracy na zasadach gmin partnerskich z instytucjami z krajów mogących stanowić dla nas dobre wzorce, brak promocji urzędu w krajach Europy (tym samym brak promocji gminy i regionu), ograniczony dostęp do możliwości czerpania dobrych praktyk europejskich (w tym ze stron www innych jednostek samorządu terytorialnego). Rzadko klientami urzędu są osoby obcojęzyczne, jednak nawet pojedyncze przypadki, w tym zapytania w języku angielskim i późniejszy brak chociaż elementarnej prawidłowej odpowiedzi wystawiają laurkę całemu urzędowi i gminie.

     Realizacja projektu ma przyczynić się do złagodzenia lub wręcz eliminacji słabych stron funkcjonowania urzędu. Projekt skierowany jest do urzędu oraz jego pracowników. W urzędzie Gminy zatrudnione są 33 osoby (19 kobiet i 14 mężczyzn), w tym 7 osób w wieku 45+. Kobiety zajmują trzy stanowiska kierownicze na osiem. Pracownicy, bez względu ma płeć, stworzone mają równościowe warunki pracy, płac i możliwości rozwoju, jednak biorąc pod uwagę stwierdzone większe obciążenie obowiązkami pozazawodowymi kobiet, ta grupa na etapie planowania udziału w szkoleniach traktowana będzie priorytetowo.

     Celem ogólnym projektu jest podniesienie do 2011 r. jakości zarządzania i obsługi klientów w Urzędzie Gminy w Aleksandrowie Kujawski. Cel ten będzie realizowany poprzez 4 cele szczegółowe:

  • Podniesienie jakości zarządzania i sprawności funkcjonowania urzędu przez wdrożenie do 2011 r. systemu ISO 9001:2009 oraz przeszkolenie kadry kierowniczej i wszystkich pracowników (33 osoby) urzędu w zakresie ISO.
     
  • Podniesienie do 2010 r. kompetencji zawodowych urzędników, w tym kompetencji „miękkich” 12 pracowników (w tym 6 kobiet) urzędu poprzez przeprowadzenie szkoleń z zakresu komunikacji interpersonalnej, skutecznego liderowania oraz oceny i motywowania pracowników oraz umiejętności językowych 26 pracowników (w tym 16 K) urzędu przez przeprowadzenie szkoleń językowych w formule blended learning (Blended learning (nauczanie komplementarne) łączy nauczanie bezpośrednie (tradycyjne) z nauczaniem przez komputer. Jest to połączenie dwóch różnych środowisk nauczania, i zestawienie ich w taki sposób, by zapewnić jak najlepsze warunki do nauki, jak również by uczyć się w sposób jak najbardziej wydajny.
     
  • Większe otwarcie urzędu do 2011 r. na lokalną społeczność przez podjęcie cyklu działań umożliwiających systematyczne badanie satysfakcji klientów oraz zacieśnienie relacji z organizacjami pozarządowymi w gminie.
     
  • Wypracowanie do 2011 r. właściwego systemu rozwoju pracowników urzędu gminy przez działania ukierunkowane na opracowanie kart opisu stanowisk oraz diagnozę potrzeb szkoleniowych.

     Tak określone cele wpisują się w każdy z trzech filarów Dobrego rządzenia. Działania wpisują się w realizację Strategii Lizbońskiej. Cele Projektu są zgodne zarówno z celem głównym PO KL, jak i piątym celem ogólnym (Zwiększenie potencjału administracji publicznej w zakresie opracowywania prawa i polityk, świadczenia usług wysokiej jakości oraz wzmocnienie mechanizmów partnerstwa), w tym pierwszym (Poprawa zdolności regulacyjnych administracji publicznej) i trzecim (Modernizacja procesów zarządzania w administracji publicznej i wymiarze sprawiedliwości) celem szczegółowym. Poprzez realizację celów projektu możliwe będzie podniesienie efektywności i skuteczności funkcjonowania urzędu gminy oraz dostosowanie się w tym obszarze do wymogów i standardów unijnych.

     Grupę docelową stanowi Urząd Gminy w Aleksandrowie Kujawski oraz wszyscy pracownicy Urzędu. Wsparcie dla Urzędu obejmować będzie wdrożenie i certyfikację systemu ISO 9001:2009 oraz działania ukierunkowane na rozszerzenie dialogu i współpracy ze społecznością lokalną. W Urzędzie funkcjonuje obecnie 6 wydziałów: Organizacyjny; Finansowy; Środowiska, Rolnictwa i Drogownictwa; Budownictwa i Gospodarki Przestrzennej i Komunalnej; Spraw Obywatelskich i Polityki Społecznej; Pozyskiwania Funduszy , Kultury i Promocji Gminy - zatrudnionych jest łącznie 33 pracowników, w tym 19 kobiet i 14 mężczyzn. 7 osób (21%) jest w wieku 45+ (3 kobiety i 4 mężczyzn). Wsparcie obejmować będzie: szkolenia z zakresu ISO (wszyscy pracownicy), szkolenia ukierunkowane na rozwój kompetencji „miękkich”, szkolenia językowe w formule blended-learning, określenie luk kompetencyjnych i opracowanie planu szkoleń. Uzasadnienie potrzeby wsparcia dla Urzędu wynika głównie z konieczności wdrożenia procedur stawiających na wzrost jakości i skuteczności zarządzania. Obecnie organizacja działalności Urzędu opiera się głównie na zasadach określonych w Regulaminie Organizacyjnym (wprowadzonym Zarządzeniem Nr XX Wójta Gminy Aleksandrów Kujawski) regulującym: zakres działania i zadania urzędu, organizację Urzędu, zasady funkcjonowania Urzędu, zakres działania kierownictwa urzędu i poszczególnych wydziałów. Zapisy regulaminu z jednej strony nie regulują wszystkich istotnych kwestii, z drugiej nie nastawiają działań na ich efekty, a jedynie na samo wykonanie. Stąd, jako gmina stawiająca na jakość, dostrzegamy potrzebę podejścia procesowego do zarządzania jakością oraz wdrożenia w naszym urzędzie systemu zarządzania jakością.
Inne zidentyfikowane z punktu widzenia całego Urzędu potrzeby dotyczą: wzrostu efektywności obsługi klienta (w tym wdrożenia systemu badania satysfakcji klienta – brak na dzień dzisiejszy), wzmocnienia współpracy ze społecznością lokalną (poprzez m.in. konsultacje społeczne ukierunkowane na wspólne wypracowanie koncepcji pozyskiwania środków z zewnętrznych źródeł finansowania na rozwój gminy, wdrożenie i bieżącą aktualizację informacji o organizacjach pozarządowych działających na terenie gminy), wzmocnienia zdolności do wydawania poprawnych i kompletnych decyzji.
Dostrzegamy potrzebę i korzyści wynikające z wdrożenia w urzędzie Kodeksu etycznego pracowników urzędu, określającego również procedury postępowania w przypadku naruszenia zapisów kodeksu. Kodeks wyznaczający standardy postępowania pracowników wzmocni możliwości zbudowania efektywnego, uczciwego i przyjaznego urzędu, a przez to wpłynie na kształtowanie właściwych relacji zarówno wewnątrz organizacji, jak i ze społecznością lokalną.
W przypadku drugiej grupy docelowej (pracownicy) zidentyfikowano następujące kwestie problemowe uzasadniające potrzebę i charakter wsparcia: - Braki w znajomości języka angielskiego uniemożliwiające otwarcie gminy na współpracę międzynarodową, działania wspierające pozyskiwanie inwestorów zagranicznych oraz korzystanie z dobrych europejskich praktyk.
- Niewystarczające kwalifikacje w zakresie wybranych kompetencji „miękkich” wpływające negatywnie na zarządzanie zespołem pracowników oraz wizerunek urzędu. Problem ten dotyczy głównie kadry kierowniczej i osób mających częsty bezpośredni kontakt z klientami. W przypadku kadry kierowniczej główne braki odnoszą się do efektywnych metod motywowania pracowników i ich oceniania oraz niedostatecznie wykształconych cech skutecznego liderowania zespołowi.

W obu wymienionych grupach należy wzmocnić również elementy związane z komunikacją interpersonalną oraz autoprezentacją, co pozwoli na lepszą komunikację wewnętrzną oraz utrwalanie odpowiedniego wizerunku urzędu na zewnątrz. Zakłada się, że jedna osoba może wziąć udział w kilku szkoleniach.
- Brak wdrożonego kompleksowego systemu ocen potrzeb szkoleniowych pracowników bazującego łącznie na kartach opisu stanowisk, ankietowaniu samych pracowników i opinii bezpośrednich przełożonych. Skutkuje to dużą rotacją pracowników, czego dalszą konsekwencją jest brak kadr o dużym doświadczeniu zawodowym. Rozwiązanie tego problemu umożliwi więc z jednej strony trafne definiowanie rzeczywistych potrzeb w zakresie podnoszenia kompetencji, z drugiej oczekujemy, że wpłynie na większe przywiązanie pracowników do urzędu.

Rekrutacja przeprowadzona została na etapie planowania projektu. Wnioskodawca jest jednocześnie odbiorcą wsparcia w ramach projektu. Wszyscy uczestnicy muszą spełniać jedno kryterium formalne – być pracownikami Urzędu Gminy w Aleksandrowie Kujawskim. Pozostałe kryteria rekrutacyjne dotyczyą: wstępnie zidentyfikowanych luk kompetencyjnych, równościowego traktowania pracowników z zachowaniem przyjętej struktury ze względu na płeć oraz osoby w wieku 45+. Ostateczny skład osobowy grupy docelowej objętej wsparciem może ulec minimalnej zmianie ze względu na ewentualne rotacje w zatrudnieniu. Nie wpłynie to jednak na zakładaną strukturę grupy ze względu na płeć i wiek.

Realizacja założeń projektowych została podzielona na 6 zadań:

  1. Jakość zarządzania w Gminie – wdrożenie w Gminie systemu zarządzania jakością ISO 9001:2009.
     
  2. Nowoczesny urzędnik – kompetencje miękkie – szkolenia podnoszące kompetencje interpersonalne urzędników.
     
  3. Przyjazny Urząd – zadanie ukierunkowane na zwiększenie satysfakcji klientów - mieszkańców, firm, organizacji pozarządowych, potencjalnych inwestorów - z poziomu jakości usług świadczonych przez Urząd.
     
  4. Rozwój pracowniczy – kompleksowe zadanie mające na celu zaprojektowanie długoterminowych działań ukierunkowanych na systematyczny proces podnoszenia kwalifikacji i kompetencji zawodowych urzędników.
     
  5. Urzędnik bez granic – nauka języka angielskiego w trybie blended learning przez 6 miesięcy. Szkolenia w trybie asynchronicznym będą się odbywały za pośrednictwem platformy e-learningowej, szkolenia w trybie synchronicznym będą się odbywały poprzez komunikator Skype.
     
  6. Zarządzanie, promocja i ewaluacja - zapewnienie prawidłowej realizacji Projektu zgodnie z etapami merytorycznymi w harmonogramie projektu oraz podziałem obowiązków osób zaangażowanych w zarządzanie.


ilustracja


Projekt "Aleksandrów Kujawski - gmina, w której stawia się na jakość" współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

||||||
Polityka prywatności | Zastrzeżenia prawne
Projekt i wykonanie Excelo. Powered by trueCMS